Pour un gestionnaire de flotte ou un dirigeant d’entreprise souhaitant optimiser son parc automobile, d’engins de chantier, de camions ou d’autres véhicules professionnels, un système de suivi GPS peut s’avérer très utile.
Celui-ci peut s’accompagner d’un logiciel de traitement des données qui offrent également de nombreux services aux conducteurs.
La gestion de la flotte automobile nécessite de traiter un volume très important de données, pour un seul véhicule, cela représente plusieurs dizaines de lignes chaque mois (carburant, péage, parking, lavage, loyers, …). De la fiabilité et l’exhaustivité de ces données dépendent les analyses des coûts et l’exactitude des calculs fiscaux et sociaux (TVS, AEN, AMD, engagement de location, récupération de la TVA, …).
En toute logique, ces données parviennent au gestionnaire de flotte qui est le premier à les exploiter, les valider, les enregistrer. Or, on constate bien souvent que d’autres services vont reprendre les mêmes données, les traiter et les saisir à nouveau en fonction de leur besoin spécifique.
Par exemple, les factures font fréquemment l’objet d’une nouvelle saisie de la part du service comptable, les RH vont calculer les AEN, la comptabilité calculera la TVS, la TVA récupérable, … A cette fin, chaque service réclamera les données nécessaires à ces calculs à la gestion de flotte, avec des risques d’erreurs de transmission, de retard, de manque de fiabilité, etc.
Dans certaines entreprises, la gestion est non seulement atomisée entre plusieurs services, mais aussi entre plusieurs sites, ce qui augmente encore la multiplicité des intervenants.
Tout cela est source de pertes de temps parfois considérables qui peuvent représenter des semaines d’équivalent temps plein que, en l’absence d’une analyse correcte de ces tâches, l’entreprise ne parvient pas à identifier, ces coûts restent cachés parce qu’elle n’est pas organisée pour les voir.
Pour y remédier, il faut que toutes les informations concernant la flotte automobile soient validées, traitées et enregistrées par la gestion de flotte, puis les résultats appropriés sont transmis aux services concernés.
Toutes les informations nécessaires aux calculs fiscaux et sociaux sont présentes dans ce même logiciel, c’est donc à partir de cet outil qu’il faut les calculer et les transmettre aux services concernés. La comptabilité recevra un export comptable à partir des factures. Toutes les informations nécessaires aux autres services (AEN, TVS, amortissements non déductibles, etc.) leur seront transmises en temps voulu avec une fiabilité totale.
Avantages d’un système de géolocalisation
Pour simplifier ces traitements et obtenir directement les analyses finales, le suivi de flotte comme celui présenté sur https://suivi-de-flotte.fr est la solution la plus efficace. Elle intègre les traceurs GPS et le logiciel de gestion de flotte avec toutes les fonctionnalités utiles :
Sécurité :
- Localisation en temps réel et géolocalisation de véhicules, biens et personnes
- Antidémarrage ou arrêt à distance
- Notifications d’anomalies (démarrages non autorisés, entrée/sortie de zone, dépassement de valeurs seuil -T°…)
Efficacité et niveau de service:
- Communication et envoi de tâches
- Maîtrise des plannings et respect des horaires
- Diminution du temps non productif (planning précis…)
Maîtrise des coûts :
- Communication par GPRS
- Diminution des kilomètres parcourus
- Intégration automatique des données dans votre système de gestion
- Rapports de gestion standards et automatisés
- Maîtrise des coûts journaliers (planification de la maintenance, habitudes du conducteur, type d’utilisation…)
Productivité :
- Précision de facturation (gestion des stocks, PO / tâches de gestion, gestion du crédit),
- Efficacité de la planification (répartition des tâches, optimisation du routage),
- Contrôle de la productivité (contrôle de l’exécution des tâches, automatisation de la collecte des données…)
- Simplification de tâches administratives grâce à l’automatisation de l’intégration des données et rapports
Une solution adaptée aux prérogatives des gestionnaires de flotte
La gestion de flotte automobile est un métier complexe qui demande plusieurs approches :
- technique : Le responsable parc a besoin de quelques connaissances techniques. Sans être un réparateur automobile, il doit être capable de communiquer avec les garagistes et de vérifier la cohérence technique des factures de réparation automobile.
- fiscale : Cet aspect ne se néglige pas ! Bien maitrisée, la fiscalité automobile fait partie de l’optimisation du parc.
- managériale : Selon sa position dans l’entreprise, le gestionnaire décide ou oriente l’organisation et l’utilisation des véhicules auprès des conducteurs.
- réglementaire et environnementale : La sécurité et l’environnement demande une attention particulière surtout dans le cas de surcharge de travail.
Ainsi, Le métier du gestionnaire de parc automobile couvre de nombreux domaines interconnectés entre eux avec une finalité affichée, réduire les coûts.
La solution de suivi de flotte permet au gestionnaire d’optimiser ces quatre aspects en disposant de données fiables et disponibles en temps réel.
